Briefing af stewards før kamp: en dagsorden til et forberedt hold

Gør kampens briefing til en fælles start

En briefing af stewards før kamp skal give holdet et fælles billede af dagens arbejde. Selv erfarne medarbejdere kan have brug for at høre, hvad der er ændret siden sidst. Nye stewards har samtidig brug for at vide, hvem de følger, og hvor de finder svar på spørgsmål.

Planlæg briefingen som en del af bemandingen. Aftal, hvem der leder den, hvilket hold den gælder for, og hvordan medarbejdere, som møder senere, får den relevante information. Så afhænger introduktionen ikke af, hvem der tilfældigvis står ved siden af hinanden inden start.

Forbered dagens forskelle

Begynd med at sammenligne denne kamp med den seneste. Er et mødested flyttet? Er rollefordelingen ændret? Møder et hold tidligere end de andre? Skriv ændringerne ned, før briefingen begynder.

Hold oplysninger om bemanding adskilt fra klubbens faglige instruktioner. Briefingen kan pege medarbejderne hen til de instruktioner, de skal følge, men den bør ikke erstatte oplæring eller de konkrete retningslinjer for funktionen. Denne dagsorden handler om koordinering og information på kampdagen.

Brug den færdige vagtplan som grundlag. I Gaard kan roller og lokationer samles på begivenheden, og holdlederen markeres med en krone. Den samlede proces er beskrevet i guiden til bemanding af kamp og event.

En dagsorden, der kan tilpasses jeres kamp

Lav eksempelvis følgende rækkefølge til jeres egen briefing:

1. Dagens ramme: Hvilken kamp arbejder holdet på, og hvilke tidspunkter skal alle kende?
2. Roller og placering: Hvem arbejder hvor, og hvem er holdleder for den enkelte gruppe?
3. Ændringer: Hvad afviger fra den tidligere plan eller fra en almindelig kampdag?
4. Kontakt: Hvem kontaktes med spørgsmål om opgaven, forsinkelse eller behov for afklaring?
5. Materiale: Hvilke guides eller instruktioner skal den enkelte bruge?
6. Spørgsmål: Er der noget, der forhindrer medarbejderne i at begynde deres tildelte opgave?

Gennemgå punkterne i et sprog, som også en førstegangsvagt kan forstå. Interne navne for døre, tribuner og lokaler er nyttige, når alle kender dem. Ellers skal de forklares med et sted, personen kan genkende.

Brug et tænkt eksempel til at finde hullerne

Forestil jer en kamp, hvor personaleindgangen er flyttet, og et ekstra hold møder senere. Hvis briefingen blot siger, at alle gør som sidst, vil begge ændringer let blive overset.

En mere konkret besked fortæller, hvilken indgang personalet skal bruge, hvem der tager imod, og hvem der orienterer det sene hold. Holdlederen kan derefter kontrollere, at de berørte personer har forstået deres egen ankomst og rolle. Eksemplet er tænkt; pointen er at omsætte en ændring til en handling og en ansvarlig.

Læs også om mødested og mødetid til events. De oplysninger bør være på plads, før medarbejderne står til briefing.

Send forberedelsen ud på forhånd

En briefing bliver lettere at følge, når personalet allerede har de praktiske oplysninger. I Gaard kan I bruge opslag målrettet bestemte medarbejdere samt guides og politikker, der skal læses før vagten. Kontoret kan se, hvem der mangler at læse det krævede materiale.

Brug den mulighed til at følge op før kampdagen. En besked udsendt på forhånd er ikke i sig selv bevis for, at alle har forstået ændringen. Gentag derfor de afgørende punkter ved den relevante briefing, og giv plads til afklaringer. Nye stewards kan have brug for et særskilt forløb med onboarding før første vagt.

Aftal afslutning og overlevering

Afslut briefingen med at gøre næste skridt tydeligt: Hvilken gruppe går hvorhen, og hvem følges medarbejderne med? Aftal også, hvordan spørgsmål, som endnu ikke har et svar, bliver fulgt op.

Efter kampen kan holdlederen notere, hvilke oplysninger medarbejderne efterspurgte undervejs. Brug dem til at forbedre næste dagsorden. En briefing af stewards behøver ikke vokse for hver kamp; den skal være præcis nok til, at holdet kan gå videre med en klar rolle og en kendt kontaktperson. Find mere om Gaard Plan, hvis I vil samle planlægningen omkring kampdagen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad bør en briefing af stewards indeholde?

Gennemgå dagens tidsplan, rollefordeling, mødesteder, ændringer og kontaktveje. Afsæt plads til spørgsmål, og henvis til klubbens konkrete arbejdsinstruktioner for den enkelte funktion.

Hvordan adskiller en briefing sig fra onboarding?

Onboarding introducerer medarbejderen til organisationen og arbejdsgangene. Briefingen samler det, der gælder for den konkrete kamp, herunder ændringer siden seneste arrangement.

Kan informationen forberedes i Gaard før kampen?

Ja. I kan bruge mødesteder med billede, målrettede opslag samt guides og politikker, der skal læses før vagten. Holdlederen kan også markeres på vagtplanen.