Bemanding af indgange på stadion: gør kampdagens vagtplan tydelig

Omsæt kampdagens aftalte bemanding til en tydelig plan

Bemanding af indgange på stadion kræver, at hver steward kan finde sin opgave og sin kontaktperson. Denne guide handler om at gøre den aftalte bemanding brugbar i vagtplanen. Det konkrete antal medarbejdere og opgavernes rammer skal fastlægges af de ansvarlige for arrangementet.

Begynd med en oversigt over de indgange og funktioner, der indgår på kampdagen. Brug stadionets egne betegnelser, og hold dem ens i vagtplan, mødeinstruktion og briefing. Det gør det lettere at afklare spørgsmål, når flere hold møder samtidig.

Skeln mellem indgang, rolle og mødested

De tre oplysninger løser forskellige behov. Indgangen fortæller, hvor opgaven ligger. Rollen beskriver funktionen. Mødestedet fortæller, hvor medarbejderen skal begynde sin vagt.

I et tænkt eksempel arbejder en steward ved Indgang B, men møder først i personalerummet ved Indgang D for at få udleveret udstyr og modtage briefing. Står der kun Indgang B i planen, kan medarbejderen springe den fælles opstart over uden at vide det.

Skriv derfor både arbejdssted og mødested tydeligt. Undgå at bruge en generel adresse som eneste vejledning, hvis stadionet har flere adgange fra forskellige sider.

Opdel kampdagen i relevante tidsrum

Publikums åbningstid er ikke nødvendigvis medarbejdernes mødetid. Planen skal tage højde for de opgaver, I har aftalt før åbning, under kampen og ved afslutningen.

Gennemgå hvert tidsrum med den ansvarlige leder. Hvem skal til briefing? Hvem tager imod holdet? Hvilke opgaver fortsætter, når en indgang ikke længere bruges på samme måde? Angiv det i planen, så sluttidspunktet ikke bliver en antagelse, som først bliver diskuteret på dagen.

Gaard samler begivenheder med lokation, roller og personale. Se guiden til bemanding af kamp og event for den praktiske oprettelse og fordeling af vagter.

Gør den første besked anvendelig på telefonen

En steward bør kunne finde de vigtigste oplysninger uden at lede i flere beskedtråde. Prioritér det, medarbejderen har brug for ved ankomsten:

• Mødetid og præcist mødested.
• Beskrivelse af personalets adgang til stadionet.
• Navn eller funktion på den ansvarlige kontakt.
• Den tildelte rolle og det relevante arbejdsområde.
• Udstyr eller materiale, der skal være medbragt eller læst.

I Gaard kan mødesteder have billeder og påmindelser før vagten. Vælg et billede, der viser den relevante adgang fra den retning, medarbejderen kommer fra. Læs mere om mødested og mødetid til events.

Saml briefing og rollefordeling

Briefingen skal gøre det klart, hvem der har hvilke opgaver, og hvordan spørgsmål bliver afklaret. Den bør tage udgangspunkt i kampdagens faktiske forhold og de instruktioner, klubben har fastlagt.

Gennemgå også eventuelle ændringer siden den oprindelige vagtplan. Hvis en steward flyttes til en anden indgang, skal vedkommende vide, hvem der tager imod, og hvilke instruktioner der gælder der. En mundtlig ændring bør følges op i den gældende plan.

I Gaard kan en holdleder markeres på vagtplanen, og I kan bruge tjeklister samt guides og politikker. Hold materialet konkret, så en kvittering for læsning følges af en forståelig instruktion til selve opgaven.

Følg op på manglende fremmøde

Aftal, hvem der følger det registrerede fremmøde, og hvem der undersøger et manglende stempel. En medarbejder kan være forsinket, stå ved et forkert mødested eller have brug for hjælp til check-in. Afklar situationen, før der træffes beslutning om en erstatning.

Gaard understøtter check-in fra Mine vagter, når det er tilladt på vagten, og via QR-kiosk. Se guiden til check-in og stempelur, og vælg en arbejdsgang, som holdet kender før kampdagen.

Brug erfaringerne til næste kamp

Efter kampen gennemgår kontoret timerne, mens holdlederne kan samle praktiske observationer. Var personalets adgang tydelig? Var mødestedets billede brugbart? Vidste de nye stewards, hvem de skulle kontakte?

Notér konkrete rettelser til næste kamp frem for blot at skrive, at kommunikationen skal forbedres. Timer og løngrundlag kan gennemgås som beskrevet i guiden til timer og løn til stewards. På siden om Gaard Plan kan I se sammenhængen mellem planlægning, fremmøde og arbejdet efter kampen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke oplysninger skal stewards have før en vagt ved indgangen?

De skal kende rolle, mødetid, præcist mødested og ansvarlig kontakt samt de instruktioner, der gælder for opgaven. Beskriv personalets adgang særskilt, hvis den er forskellig fra publikums adgang.

Kan vi bruge billeder til at forklare mødestedet?

Ja. Mødesteder i Gaard kan have et billede. Brug et motiv, der hjælper medarbejderen med at genkende den konkrete adgang eller bygning.

Hvordan følger kontoret fremmødet på kampdagen?

Gaard Plan har check-in, så I kan følge det registrerede fremmøde. Aftal også, hvem der kontakter medarbejdere, hvis et stempel mangler, og afklar årsagen, før bemandingen vurderes.