Bemandingsplan til festival: en praktisk guide

Planlæg hele festivalens forløb

En bemandingsplan til en festival begynder før den første gæst og slutter efter det sidste programpunkt. Holdene skal kunne se, hvilken fase de arbejder i, hvor de møder, og hvem der har ansvaret på det tidspunkt.

Del først forløbet op i klargøring, åbning, drift og afslutning. Tilføj de faser, der er relevante for jeres arrangement. Denne guide handler om at organisere den aftalte bemanding; roller og antal personer skal fastlægges af de ansvarlige ud fra festivalens konkrete opgaver og rammer.

Lav en oversigt over arbejdsområderne

Beskriv de områder, der indgår i jeres personaleplan, eksempelvis akkreditering, garderobe, information eller personalemodtagelse. Brug de samme navne i vagtplanen, på områdekortet og i briefingen.

I et tænkt eksempel kalder produktionen et område for Nord, mens medarbejderne kender det som den gamle indgang. Vælg én tydelig betegnelse og beskriv, hvordan man finder den. Ellers kan to korrekte beskeder stadig sende folk i forskellige retninger.

For hvert område kan I notere:

Hvilke opgaver holdet skal løse.
Hvornår opgaverne begynder og slutter.
Hvilke roller der indgår.
Hvor medarbejderne bliver modtaget.
Hvem der kan besvare spørgsmål under vagten.

Oversigten er grundlaget for at fordele personer. Den gør det også lettere at forklare, hvorfor to vagter på samme dag kan have forskellige mødetider.

Byg vagtplanen op efter roller

I Gaard kan I oprette begivenheder med lokation, dato, roller og personale. Roller kan have certifikatkrav og være åbne eller lukkede for ansøgninger. Brug rollerne til at skelne mellem funktioner, som faktisk stiller forskellige krav.

Vælg samtidig, hvilke opgaver der kræver en direkte tildeling, og hvilke medarbejderne kan søge. Kontoret behandler ansøgningerne. Når en rolle er fuld, kan yderligere ansøgere komme på venteliste. En ledig plads bliver først til en tilmelding, når den inviterede medarbejder accepterer.

Se den konkrete opsætning i bemanding af kamp og event. Undgå at oprette ekstra roller alene for at beskrive små praktiske detaljer, som bedre hører hjemme i mødeinstruktionen.

Gør holdskiftet til en planlagt opgave

Et nyt hold har brug for mere end en liste over poster. Det skal vide, hvem der tager imod, hvilket udstyr der følger med opgaven, og hvad der har ændret sig siden briefingen.

Aftal derfor et konkret sted og en ansvarlig for overleveringen. Beslut, hvilke oplysninger der skal gives videre, og hvem der bliver, indtil den næste har overtaget. Afklar dette i planlægningen, frem for at lade medarbejderne gætte ved afslutningen af vagten.

Hvis holdene møder forskellige steder, bør det fremgå særskilt. En fælles besked om at møde ved personaleteltet kan give ekstra spørgsmål, hvis nogle medarbejdere faktisk skal modtages ude på området.

Forbered mødesteder og introduktion

Giv nye medarbejdere en enkel vej fra ankomst til opgavestart. Beskriv adgang, mødested, kontaktperson og det udstyr, de skal have med. I Gaard kan mødesteder have billeder, og guides og politikker kan indgå i forberedelsen.

Del informationen op, så den kan bruges på stedet. En kort mødeinstruktion skal være let at finde, mens mere omfattende materiale kan læses på forhånd. Brug guiden til onboarding af eventpersonale som støtte til den første introduktion.

Aftal proceduren ved afbud

Beslut på forhånd, hvem der modtager afbud, og hvem der finder og godkender en erstatning. Den nye medarbejder skal have samme mødeinstruktion og relevante forberedelse som resten af holdet.

I Gaard bliver en vagt markeret med fravær åben for andre med samme rolle, så de kan byde ind. Se også guiden til håndtering af afbud til vagter. Kontroller altid den konkrete bemanding igen efter en ændring, så en besked om en mulig erstatning ikke bliver forvekslet med en aftalt vagt.

Afslut med timer og erfaringer

Afklar, hvordan fremmødet registreres, inden festivalen starter. Læs om check-in med QR-kiosk og stempelur, og aftal, hvem der følger op på manglende stempler. Kontoret kan bagefter gennemgå timerne i timeoversigten.

Saml til sidst de konkrete erfaringer: uklare mødesteder, overleveringer der krævede ekstra afklaring, og opgaver der ændrede sig undervejs. De giver et brugbart udgangspunkt for næste festivals bemandingsplan. Vil I afprøve opsætningen på jeres eget arrangement, kan I kontakte Gaard.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor begynder vi med en bemandingsplan til en festival?

Del festivalen op i faser og arbejdsområder. Beskriv derefter roller, tidsrum, mødesteder og ansvarlige kontakter. Det konkrete bemandingsbehov skal afklares ud fra arrangementets opgaver og rammer.

Hvordan gør vi holdskifte mere overskueligt?

Aftal, hvem der tager imod det næste hold, hvor overleveringen foregår, og hvilke oplysninger der skal gives videre. Planlæg tid til overleveringen som en konkret opgave.